Hoe pas je effectief datamanagement toe? 5 bruikbare tips

Hoe je om zou moeten gaan met data kan al snel wat ‘belerend’ klinken. Beter is het als je zegt dat je data voor je moet laten werken om de organisatie, medewerkers en klanten richting te geven. Dus hoe zorg je ervoor dat het verzamelen, organiseren, beheren en analyseren van gegevens ook waardevolle inzichten oplevert en jouw besluitvorming ondersteunt? Deze vijf tips helpen je daarbij.

‍

Tip 1: benoem duidelijke doelstellingen

Effectief datamanagement start bij de vraag wat je ermee wilt bereiken en natuurlijk ook wie ervan moet profiteren. Zorg ervoor dat deze doelen meetbaar, communiceerbaar en haalbaar zijn. Het doel kan bijvoorbeeld zijn om kosten te besparen, wet- en regelgeving na te leven, medewerkers plezieriger te laten werken of klanten nog beter te bedienen. Zonder duidelijke doelen loop je namelijk de kans data te verzamelen waar je nooit iets mee zult gaan doen: het leidt af en bovendien kost het je onnodige opslagcapaciteit.

‍

Tip 2: zorg voor een datamanagementstrategie

Daarin is bijvoorbeeld de levenscyclus van data opgenomen. Bij zowel de opslag, verwerking als verwijdering van data is er sprake van steeds meer wet- en regelgeving, zoals de AVG. Gelukkig is er tegenwoordig technologie beschikbaar die je daarbij helpt. Als bewaartermijnen bijvoorbeeld verstrijken dan zijn er systemen die automatisch zorgen voor de juiste opschoning. Dat scheelt veel handmatige en foutgevoelige werkzaamheden.

‍

Tip 3: borg de datakwaliteit en integriteit

Als je gebrekkige gegevens invoert, dan zijn schitterende uitkomsten ondenkbaar (het bekende ‘shit-in, shit-out’). Daarom is het van belang om data op waarheid te checken, te onderzoeken of verschillende systemen onderling geen afwijkende waarden hebben maar ook verouderde data op tijd te verwijderen. De integriteit van de data wordt overigens tegenwoordig gemonitord met data management platformen zoals Splunk en Microsoft PowerBI.

‍

Tip 4: investeer in schaalbare, flexibele en veilige oplossingen

Doordat er meer digitale data beschikbaar komt (steeds meer apparaten worden aan het internet gekoppeld) is het voor veel bedrijven uitdagend en te kostbaar geworden om zelf een adequate data-infrastructuur in te richten. Daarom is ons advies om je data vooral in cloudomgevingen op te slaan, te beheren en te verwerken. De noodzakelijke flexibiliteit groeit met je mee, bovendien maak je gebruik van platformen die minder beveiligingsrisico’s met zich meebrengen ten opzichte van ‘zelf doen’

‍

Tip 5: besteed tijd aan training voor medewerkers

Hierbij gaat het niet alleen om het hebben van technische vaardigheden om met data om te gaan, maar vooral ook over bewustwording. Het datamanagementbeleid zal moeten worden nageleefd, waarin bijvoorbeeld beschreven staat dat data niet op decentrale plekken opgeslagen mag worden of meegenomen mag worden op een USB-stick of andere externe drager.

We hopen dat deze vijf tips helpen om effectief datamanagement toe te passen en als daar vragen over zijn helpen we je graag verder.

‍