Onze visie op het moderne werken incl. drie praktische tips

‘Nu we met z’n allen weer terug komen naar kantoor, is het zaak om niet terug te gaan naar onze oude routine. We staan immers aan de vooravond van een andere manier van werken, waarbij hybride het toverwoord is. Soms werken we thuis, soms op kantoor en soms ergens anders.’ Aan het woord is Johan van Winden, CEO van Flowerbed. ‘Graag nemen we anderen mee in de mogelijkheden om dit goed vorm te geven. Daarom delen we in dit blog onder meer 3 praktische tips waar je zelf vanaf morgen mee aan de slag kunt, vertellen we over hoe wij dit binnen Flowerbed aanpakken én ben je van harte welkom om vanuit je rol als klant, leverancier of anderszins geïnteresseerde op ons kantoor te komen werken. Dan kun je in de praktijk ervaren hoe werken anno nu voelen kan.’

Collega Pieter Vogelaar, Sales & Marketing Manager en eveneens directielid vult aan: ‘Wij zijn een bedrijf dat de nieuwe manier van werken propageert. Onder meer daarom verbouwen we ons historische pand tot een fantastisch mooie ontmoetingsplaats voor onze collega’s en andere relaties. Practice what you preach zou je kunnen zeggen. We gunnen anderen ook het werkplezier en de resultaten die je hiermee bereiken kan, vandaar dat we niet alleen kennis delen over dit onderwerp maar ook praktisch werkplekken aanbieden. Natuurlijk zijn we techneuten, maar deze keer vertellen we juist niet over techniek maar meer over het sociale aspect van hybride werken.’

Johan: ‘Inderdaad. Kijk, die techniek is er wel, daar ligt de uitdaging niet meer. Maar hoe ga je om met sociale vaardigheden binnen de nieuwe kaders van hybride werken? Welke afspraken maak je met elkaar, bijvoorbeeld over zoiets praktisch als cameragebruik tijdens je Teams-meetings. Of over wat het betekent als iemand op kantoor zijn headset draagt? Wil hij of zij dan niet gestoord worden? En hoe gelijkwaardig zijn de rollen tijdens meetings verdeeld, als een aantal mensen fysiek op kantoor aanwezig is en een aantal mensen vanuit huis deelneemt? Het zijn precies dat soort vragen waar we ons op richten. Dit gaat over respect hebben voor elkaar, zelf kunnen bepalen van je tijdsindeling en aandacht hebben voor de menselijke kant van afspraken.’

‍

3 praktische tips waar je morgen zelf mee aan de slag kunt

1. Spreek spelregels af

‍

Probeer een soort richtlijn op te stellen voor je eigen bedrijf waarin je samen kijkt naar wat je wel of niet belangrijk vindt bij online meetings. Een van de afspraken die je kunt maken is dat je, uit respect, altijd een webcam aanzet bij een Teams- meeting. Ook kun je basisspelregels afspreken over de gelijkwaardigheid van de deelnemers. Maak de remote aanwezige mensen bijvoorbeeld net zo belangrijk als de spelers die fysiek aan tafel zitten. Misschien wil je wel dat degene die vanaf afstand inbelt als eerste mag reageren, omdat hij minder signalen uit de omgeving meekrijgt. En welke afspraken maak je over kledingstijl? Is het oké om in een hoodie je meeting te doen of vind je dat de kleding die je draagt bij vanuit huis werken gelijk moet zijn aan de kleding die je op kantoor of voor een klantbezoek zou dragen? Het maken van afspraken over dit soort basisregels gaat vooral over de soft skills van mensen. Er is geen goed of fout, zolang de gemaakte afspraken maar passen binnen de visie van je bedrijf.

‍

2. Richt je meeting rooms opnieuw in

Kijk eens kritisch naar de inrichting van je huidige meeting rooms. Voldoet deze nog aan de eisen die vandaag de dag gesteld worden door het ontstaan van hybride werken? Hoe is de techniek geregeld? Staat de camera op de juiste hoogte voor een prettig gesprek met je gesprekspartners? En de akoestiek, heb je dat goed voor elkaar? Hoe huiselijk is de ruimte waarin je vergadert? Als je het thuis graag gezellig gemaakt, waarom zou je dat op kantoor niet doen? Hoe beter mensen in hun vel zitten, hoe meer werkplezier en hoe beter de resultaten die ze behalen. Bovendien breng je veel tijd van de dag door in of rondom je werk. En hoe zorg je ervoor dat de meeting transparant is, zodat er geen verschil meer bestaat tussen de mensen die fysiek deelnemen of online?

‍

3. Maak mensen wegwijs in tools

Investeer eens 10 minuten per teamlid om alles uit de beschikbare tooling te halen. Zijn mensen bijvoorbeeld op de hoogte van de ‘whiteboard’-optie tijdens een meeting? En hebben jullie met elkaar ingesteld dat degene die spreekt tijdens een videocall uitvergroot wordt? Begrijpt iemand hoe hij een opname kan starten of even snel een link kan delen via de chatfunctie? Je zult versteld staan van de kleine hoeveelheid kennis die aanwezig is, terwijl volledig inzetten van de beschikbare tools mensen meer zelfvertrouwen geeft en er simpelweg effectiever samengewerkt wordt.

‍

Over de verbouwing van ons pand

Johan: ‘Omdat we op dit moment zelf midden in een verbouwing zitten kunnen we ook met een kritisch oog naar onze eigen werkplek gaan kijken. Uiteraard is er ruimte voor stiltewerkplekken, zodat mensen die in alle rust willen werken juist graag naar kantoor komen in plaats van dat thuis doen.’ Pieter: ‘Het kantoor wordt daarnaast veel meer een sociale ontmoetingsplek waar je kennis wil delen, nog even de laatste tips meekrijgt en werkt aan de verbinding met je collega’s.’

‍

Prachtig historisch pand

Johan: ‘We zijn al zo’n kleine 13 jaar gehuisvest in een prachtig pand uit de negentiende eeuw. Onlangs hebben wij opnieuw een huurcontract voor 10 jaar getekend. Onze intentie is helder: door voor zo’n lange periode de verbinding aan te gaan, kiezen we voor stimuleren van onderlinge samenhang tussen collega’s en een solide uitstraling naar de buitenwereld toe. Natuurlijk hebben ook wij gemerkt dat in de coronajaren het werken op afstand heel efficiënt was, maar dat ging ten koste van de verbinding en het onderhouden van de sociale contacten. En dat willen we als bedrijf niet structureel zo laten zijn. Juist dat thuisgevoel geven, door een kantoor als een soort clubhuis te bieden past bij het DNA van Flowerbed. Ons pand ligt bovendien centraal, dicht bij de stad en het openbaar vervoer en we beschikken over een eigen parkeerterrein.’ Pieter: ‘Uiteindelijk zijn we binnen Flowerbed stuk voor stuk techneuten. Toch blijven we deze keer ver weg van techniek maar kijken we juist naar het sociale, menselijke aspect van werken. En de werkplek, in de breedste zin van het woord, naar een hoger niveau tillen is daar onmiskenbaar een belangrijk onderdeel in.’

‍

Twee speerpunten: veiligheid en beheersbaarheid

‘Tot slot wil ik graag nog twee belangrijke thema’s noemen die onlosmakelijk verbonden zijn met het nieuwe werken. Als je kijkt naar het beheren van je werkplek, dan zijn er twee speerpunten belangrijk. Ten eerste gaat het over veiligheid, bij Flowerbed is er veel aandacht voor veiligheid, zowel bij online als offline samenwerking. Ten tweede focussen we ons op beheersbaarheid. Zo doen we aan proactieve monitoring en liggen er analysemogelijkheden onder al onze oplossingen. Daardoor ben je bijvoorbeeld in staat om te zien hoe vaak een bepaalde medewerker een bepaalde tool gebruikt en kun je met behulp van dit inzicht actief met je mensen in gesprek om ze nog verder op weg te helpen. En daar vaart de hele organisatie wel bij’, besluit Johan.

‍

Neem contact op met Flowerbed

Wil je meer weten over hoe jij dit werkplekbeheer aan kunt pakken of even vrijblijvend overleggen? Neem dan contact met ons op of kom ervaren hoe het is om te werken op de manier zoals hierboven beschreven. Je bent van harte welkom. We kijken uit naar je bericht.

Enthousiast over ons verhaal? Wij zijn áltijd op zoek naar nieuwe mensen.

‍