Efficiëntie in de woon- en interieurbranche: Hoe Loods 5 tevreden deelnemers bereikte

Wie voor zijn of haar woonwensen bij Loods 5 binnenstapt, kan in deze volwaardige woonwinkel profiteren van het unieke assortiment van honderden deelnemers. Daardoor vind je er niet één, maar tientallen verschillende stijlen. Maar wat aan de kassa wordt afgerekend, moet wel wekelijks aan de desbetreffende deelnemer worden uitgekeerd. André Aantjes, ICT-manager voor alle Loods 5-vestigingen, vertelt tegen welke uitdagingen hij aanliep en hoe Flowerbed Engineering hem daarbij geholpen heeft.

‍

Uitdagingen

Sinds oktober 2021 is André werkzaam bij Loods 5. “Als externe IT-consultant ken ik Loods 5 al vanaf 2019. Toen de voormalige ICT-manager afscheid nam, werd mij de kans geboden om bij deze prachtige organisatie aan de slag te gaan. De financiële stroom, om de honderden deelnemers op tijd uit te betalen, werkte onvoldoende en bevatte nog veel handmatige, dus foutgevoelige, werkzaamheden. Bovendien merkte ik dat er te veel externe partijen zich met ICT-gerelateerde werkzaamheden bezighielden. Zo hadden we aparte leveranciers voor de IT-support, het beheer van iPads, het onderhouden van het netwerk en leveranciers die verantwoordelijk waren voor development. Wat ik daarbij miste, was dat niemand proactief meedacht en dat we op wensen vooral ‘dat kan niet’ te horen kregen. Wat we gelukkig wel hadden, was een eenvoudig kassasysteem, genaamd Shopmanager, waarin onze deelnemers hun producten konden invoeren. Maar er ontstonden aanvullende wensen, die ik zelf niet kon oplossen door het ontbreken van een eigen development team.

‍

Extra complexiteiten door aanvullende wensen

Loods 5 wil als merk grip houden op datgene wat in de vestigingen verkocht wordt. De afdeling e-commerce bepaalt wat in het assortiment mag komen. André vervolgt zijn verhaal: “We wilden dat producten van deelnemers automatisch gekeurd zouden worden en bijvoorbeeld altijd voorzien zijn van de juiste productbeschrijvingen en een unieke Loods 5-artikelcode. Hoe ga je dat proces goed inregelen? Ook moest er een efficiënt proces worden ingericht voor de retourstromen, waar de deelnemers financieel voor verantwoordelijk zijn. Tot slot had ik te maken met honderden leveranciers die elk hun eigen voorraadsystemen hebben die ook koppelbaar zouden moeten zijn met onze eigen systemen.

‍

In contact met Flowerbed Engineering

André kwam, via zijn netwerk, in contact met Flowerbed Engineering. “Bij Johan van der Winden, de CEO. Ik legde hem mijn probleem uit, namelijk dat ik het gevoel had dat ik de grip en regie op de ICT binnen Loods 5 kwijt aan het raken was doordat ik onvoldoende geholpen werd. Al snel merkte ik dat Johan ons ongevraagd advies gaf, dus proactief met ons meedacht. Precies datgene waar ik al lange tijd naar op zoek was.

‍

“De samenwerking met Flowerbed Engineering betekent voor mij dat ik weer durf te dromen. Alle wensen, die voorheen ondenkbaar waren, worden uitstekend door hen ingevuld. Wat ik daarnaast enorm waardeer is het persoonlijke contact, waardoor we samen één geolied team vormen.”

André Aantjes, ICT-manager Loods 5

‍

‍

Een intensieve samenwerking

Flowerbed Engineering is inmiddels verantwoordelijk voor de volledige winkel- en kantoorautomatisering. André besloot als eerste om het beheer van de netwerken en de daarbij behorende IT-infrastructuur aan Flowerbed Engineering uit te besteden. “Flowerbed Engineering is onze SPOC (Single Point of Contact) voor alles wat met ICT te maken heeft binnen Loods 5. Al onze cloudapplicaties zijn gehost in de veilige omgeving van het Microsoft Azure platform, maar ook de hardware, zoals de iPads die bij onze kassa’s gebruikt worden, vallen onder hun verantwoordelijkheid. De samenwerking is een continu proces van het zoeken naar verbeteringen. Zo zijn we op dit moment bezig om de on- en offline omgevingen (webshop en kassabetalingen) samen te voegen, waardoor de hele financiële stroom van onze deelnemers op een veilige manier binnen één omgeving plaatsvindt.”

‍

‍

Resultaten

De behaalde resultaten worden als volgt door André samengevat:

• Efficiencyverbeteringen: Door de verantwoordelijkheid van de ICT bij één partij neer te leggen kunnen we betere en snellere stappen maken.
• Kwaliteitsverbeteringen over de hele keten; bijvoorbeeld door tevreden deelnemers die op tijd betaald worden.
• Lagere operationele kosten; doordat er minder leveranciers zijn.
• Verbetering van het veiligheidsniveau: de (voorraad)systemen van deelnemers worden op een veilige manier door Flowerbed Engineering aan het Azure platform gekoppeld, omdat er zowel veel kennis van security als compliance in huis is.
• Een veel betere grip op data; wat het bijvoorbeeld mogelijk maakt om trendanalyses te doen, het shopgedrag te begrijpen, op maat gerichte acties te doen (up- en crossselling) en nog veel meer.

‍

Over Loods 5

Loods 5 werd opgericht in 1999 en heeft sindsdien een unieke winkelervaring gecreëerd waarbij verschillende leveranciers hun producten onder één dak kunnen aanbieden. Het concept is gebaseerd op een warenhuismodel waar zowel grote als kleine merken hun meubels, woonaccessoires, verlichting, en andere interieurartikelen kunnen presenteren en verkopen. Loods 5 heeft meerdere vestigingen verspreid over Nederland, waaronder in Amersfoort, Duiven, Maastricht, Sliedrecht, en Zaandam. Hun assortiment is zeer divers en omvat alles van meubels en decoratie tot textiel en keukenartikelen. Er is een mix van eigen merken en producten van externe leveranciers, waardoor er een breed scala aan stijlen en prijsklassen beschikbaar is.

‍